الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة والتقييم

الاسم   : أستاذ مساعد .د. علي محمد قاسم عبيد القحطاني.
الوظيفة  : مدير عام الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة وتقييم الأداء وعضو هيئة تدريس كلية التربية عدن.
 تاريخ الميلاد  :  15/1/1972.
الحالة الاجتماعية : متزوج وأب لثلاثة أولاد وثلاث بنات.
اللقب العلمي : أستاذ مساعد.

اللائحة التنظيمية الداخلية للإدارة العامة للتخطيط والمتابعة وتقييم

الأداء في جامعة عدن

التسمية والتعاريف
 تسمى هذه اللائحة  " اللائحة الداخلية للإدارة العامة للتخطيط والمتابعة وتقييم الأداء في جامعة عدن ".
 يكون للكلمات الآتية – حيثما وردت في هذه اللائحة – المعاني المخصصة لها، والمبينة إزاء كل منها، إذا لم يدلّ السياق أو القرينة على غير ذلك:
 الجمهورية: الجمهورية اليمنية.
الوزارة: وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
الجامعة: جامعة عدن.
مجلس الجامعة: مجلس جامعة عدن.
الرئيس: رئيس جامعة عدن.
الإدارة العامة: الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة وتقييم الأداء
المدير : مدير عام الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة وتقيم الأداء.


الإدارة العامة
 تُعد الإدارة العامة  في الجامعة المزود لكل من يحتاج اليها من باحثين وإداريين وأكاديميين داخل الجامعة وخارجها.
 تَخْضَعُ الإدارة العامة لإشراف الرئيس مباشرة.
1-جمع وتدقيق وتصنيف وعرض البيانات الإحصائية الخاصة بكل ما يتعلق بنشاطات الجامعة المختلفة وإجراء التحليل الإحصائي لها.
2-تقويم مخرجات الجامعة السنوية باستخدام الأساليب العلمية المتقدمة بقصد التحقق بشكل أو  بآخر من مدى مساهمتها في عملية البناء وتطوير للمجتمع.
3-التنسيق مع الجهات المختصة ذات الصلة في إطار الجامعة وخارجها فيما يتعلق بالاشتراك في إعداد الدراسات والبحوث التربوية الميدانية في نطاق المواضيع التي تكلف بدراستها الإدارة العامة أو الإدارات العامة الأخرى.
4-متابعة تنفيذ الخطط السنوية للجامعة ورفع تقارير دورية عنها.
5-تقييم مستوى التنفيذ للخطط السنوية ورفع تقارير دورية الى الرئيس عن مستوى التغيرات التي تطرأ على الخطط السنوية ومدى تأثيرها على الخطط المتوسطة والبعيدة المدى للجامعة.

    
الهيكل التنظيمي للإدارة العامة
 تتكون الإدارة العامة من الإدارات المختصة الآتية:
1- إدارة التخطيط.
2- إدارة الإحصاء.
3- إدارة المتابعة والتقويم.
4- إدارة تقييم الأداء.

1- إدارة التخطيط:
 تُعد إدارة التخطيط المستوى الإداري المسؤول عن إعداد الخطط الفصلية والسنوية، وإعداد التقارير السنوية عنها, وكذلك القيام بالأعمال التي تدخل في مجال اختصاصها.
المهام والاختصاصات:
 تتولى إدارة التخطيط المهام والاختصاصات الآتية:
1-الاشتراك في تحديد الأعمال الإدارية والفنية المطلوبة بالتنسيق مع الإدارات ذات الصلة في ديوان الجامعة والكليات والمراكز التابعة لها، مع مراعاة التخطيط الكلي للجامعة ومدى اتفاق تلك الأعمال مع الأهداف المطلوب تحقيقها.
2-المشاركة في رسم سياسة القبول في كليات ومراكز الجامعة من خلال ترجمة نتائج البحوث والدراسات المتعلقة باحتياجات القوى العاملة إلى احتياجات تأهيلية وتدريبية.
3-إعداد التقرير السنوي عن أوجه نشاطات وإنجازات الجامعة خلال العام الدراسي ورفعه إلى الرئيس.
4-رفع الخطط والتقارير الدورية عن نشاط الإدارة وآفاق تطورها إلى المدير.

 تتكون إدارة التخطيط من القسمين الآتيين:
أ‌- قسم الخطط التنفيذية.     
ب‌- قسم الخطط التنموية.
 يُعد قسم الخطط التنفيذية المستوى الإداري المسؤول عن إعداد التقرير السنوي لتنفيذ الخطط وتحليل البيئة الداخلية والخارجية للجامعة.
و يتولى قسم الخطط التنفيذية المهام والاختصاصات الآتية:
1-إعداد التقرير السنوي لتنفيذ الخطة وفقًا لمتطلبات وزارات التخطيط والتعليم العالي والخدمة المدنية في كل المسائل المتصلة بتخطيط القوى العاملة في إعداد الدراسات المتعلقة بهذا الجانب من القوى العاملة في مختلف المجالات العلمية.
2-تحليل البيئة الداخلية والخارجية للجامعة.
3-تحديد البدائل من خلال بناء قائمة من الاحتمالات الصائبة لسير الأنشطة واختيار البديل الأمثل لتحقيق الأهداف المنشودة.
4-تنفيذ الخطة وتحديد من سيتكفل بالتنفيذ.
5-مراقبة النتائج للتأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.

ب‌- قسم الخطط التنموية
 يُعد قسم الخطط التنموية المستوى الإداري المسؤول عن رسم الخطط كمًا ونوعًا لتأهيل وتدريب منتسبي الجامعة من أكاديميين وإداريين وفنيين.
 ويتولى قسم الخطط التنموية المهام والاختصاصات الآتية:
1- رسم خطط خمسية عامة وشاملة كمًا ونوعًا لتأهيل وتدريب منتسبي الجامعة من أكاديميين وإداريين وفنيين بالتنسيق مع الإدارة العامة للشؤون الأكاديمية والإدارة العامة للشؤون الإدارية والاستحقاقات.
2- الإعداد والترتيب لعقد دورات قصيرة تخصصية داخلية وإبداء الرأي بشأن الدورات الخارجية والتي تهدف جميعها الى تعميق مدارك ومعارف منتسبي الجامعة من أكاديميين وإداريين وفنيين وطلاب.
3- الاشتراك في تخطيط القوى العاملة وتقدير احتياجات الجامعة من الأفراد ذوي المهارات والتخصصات المحددة في فترة زمنية مقبلة وتحديد أفضل السبل والمصادر لتوفير تلك الاحتياجات وتحديد نوع الواجبات والاختصاصات لكل عمل وموقعه وعلاقته مع الأعمال  والوظائف الأخرى.
4- التنسيق مع نيابة الشؤون الأكاديمية فيما يتعلق بتحديد احتياجات الكليات والمراكز على المدى القريب والبعيد من أعضاء الهيئة التدريسية والتدريسية المساعدة والفنيين في ضوء الخطط الدراسية.
5- التخطيط للقبول في الكليات والمراكز في ضوء نتائج الدراسات والاتصالات التي يتم إجراؤها فيما يتعلق بالاحتياجات من القوى العاملة.

2- إدارة الإحصاء:
 تُعد إدارة الإحصاء المستوى الإداري المسؤول عن توفير المعلومات والبيانات الإحصائية والمؤشرات التخطيطية المتعلقة بالجامعة والكليات والمراكز.

و تتولى إدارة الإحصاء المهام والاختصاصات الآتية:
1-جمع ودراسة وتحليل البيانات الإحصائية اللازمة في إطار الجامعة واستكمال قاعدة البيانات المطلوبة للإدارة العامة لكليات الجامعة ومراكزها.
2-إعداد الكراسات الإحصائية الدورية لطلبة الجامعة وفقاً للنماذج المحددة من الوزارة.
3-تزويد الجهات المعنية والرسمية بالبيانات والإحصائيات والمعلومات الخاصة بالجامعة.
4-رفع الخطط والتقارير الدورية لنشاط الإدارة العامة وآفاق تطورها إلى المدير.

 تتكون إدارة الاحصاء من القسمين الآتيين:
 أ- قسم المعلومات والبيانات الإحصائية.     
أ‌- قسم المعلومات والبيانات الإحصائية:
 يُعد قسم المعلومات والبيانات الاحصائية المستوى الإداري المسؤول عن جمع البيانات الإحصائية لكل منتسبي الجامعة من أعضاء الهيئة التدريسية والتدريسية المساعدة والإداريين والفنيين والطلاب.
 ويتولى قسم المعلومات والبيانات الإحصائية المهام والاختصاصات الآتية:
1-جمع البيانات الإحصائية التفصيلية المتعلقة بشؤون الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والتدريس المساعدة والموظفين وفقًا للنماذج المعدة لهذا الغرض.
2-المشاركة في تنفيذ المسوحات الإحصائية  الميدانية وتجميع قوائم الاستبانات بالصورة الملبية لأغراض إعداد الدراسات والبحوث التربوية.
3-تقديم الخطط والتقارير الدورية لنشاط القسم وآفاق تطوره.

ب‌- قسم تحليل وتفريغ البيانات:
 يُعد قسم تحليل وتفريغ البيانات الإحصائية المستوى الإداري المسؤول عن تحليل وتفريغ المعلومات الاحصائية لكل منتسبي الجامعة من أعضاء هيئة التدريس والتدريس المساعدة والإداريين والفنيين والطلاب.
 ويتولى قسم التفريغ والتحليل المهام والاختصاصات الآتية:
1-تحليل وتفريغ المعلومات الإحصائية الدالة على مختلف أوجه النشاط الجامعي وفقاً للاستمارات (النماذج) الإحصائية.
2-إعداد المعلومات والبيانات تمهيدًا لإصدارها ونشرها مع تسهيل الحصول عليها من قبل الباحثين وكذا الوزارات والمؤسسات والمنظمات والجامعات في الداخل والخارج.
3-تحليل و توثيق البيانات و الإحصائيات باستخدام نظام الحاسب الآلي.
4-تقديم الخطط والتقارير الدورية لنشاط القسم وآفاق تطوره.


3- إدارة المتابعة:
 تُعد إدارة المتابعة المستوى الإداري المسؤول عن جمع التقارير ومتابعة تنفيذ الخطط الفصلية والسنوية للجامعة، وإعداد التقويم الإحصائي والاقتصادي للعملية التعليمية في إطار الجامعة والكليات والمراكز التابعة لها.
 وتتولى إدارة المتابعة والتقويم المهام والاختصاصات الآتية:
1- متابعة تنفيذ الخطط الفصلية والسنوية وتقويمها.
2- جمع التقارير الفصلية والسنوية لمستوى تنفيذ للخطط السنوية للجامعة بالتعاون والتنسيق مع الإدارات العامة التي لها علاقة بذلك.
3- فع الخطط والتقارير الدورية عن نشاط الإدارة وآفاق تطورها إلى المدير.

 تتكون إدارة المتابعة من القسم الآتي:
   
-قسم المتابعة:
 يُعد قسم المتابعة المستوى الإداري المسؤول عن متابعة تنفيذ الخطط السنوية للإدارة والإشراف على موقع الإدارة على بوابة الجامعة.

 ويتولى قسم المتابعة المهام والاختصاصات الآتية:
1- متابعة تنفيذ الخطط السنوية للإدارة.
2- رفع تقارير فصلية وسنوية عن مدى تنفيذ الخطط المطلوب تنفيذها حتى يتم تقويم لمستوى الأداء.
3- الإشراف على موقع الإدارة على بوابة الجامعة وتزويده بالمعلومات والأخبار.
4- تقديم الخدمات الإدارية والفنية المساندة لإدارات الإدارة العامة و أقسامها.
5- متابعة النظام الإلكتروني (نظام البصمة) للحضور والإنصراف.
6- إعداد التقارير الدورية والخطط التنفيذية الخاصة بالقسم.

4- إدارة تقييم الأداء :
 تُعد إدارة تقييم الأداء المستوى الإداري المسؤول عن تقييم مستوى تنفيذ الخطط الفصلية والسنوية وصياغة البرامج والخطط المتوسطة وبعيدة المدى.

 وتتولى إدارة تقييم الأداء المهام والاختصاصات الآتية:
1- تقييم مستوى تنفيذ الخطط السنوية ورفع تقارير دورية إلى المدير بمستوى التنفيذ والتغيرات التي تطرأ على الخطط السنوية ومدى تأثيرها على الخطط المتوسطة وبعيدة المدى.
2- العمل على صياغة و مراجعة الخطط المتوسطة وبعيدة المدى و إعادة صياغتها على ضوء التغيرات التي تطرأ على الخطط والبرامج السنوية.
3- تقديم الخطط والتقارير الدورية عن نشاط الإدارة وآفاق تطورها.

 تتكون إدارة التقييم  من القسمين الآتيين:
‌أ.  قسم تقييم الأداء المؤسسي.         
‌ب.  قسم تقييم الأداء الوظيفي.

أ‌- قسم تقييم الأداء المؤسسي:
 يُعد قسم تقييم الأداء المؤسسي المستوى الإداري المسؤول عن تقييم سير العمل في تنفيذ الخطط السنوية والخطط التنفيذية.
 ويتولى قسم تقييم الأداء المؤسسي المهام والاختصاصات الآتية:
1-تقييم سير العمل في تنفيذ الخطط السنوية وخطط العمل التنفيذية للإدارات التنظيمية بشكل دوري.
2-اعداد دليل الخطط السنوية للإدارات التنظيمية.
3-تنظيم اعداد مسودة الخطة الاستراتيجية للجامعة.

ب‌-قسم تقييم الأداء الوظيفي:
 يُعد قسم تقييم الأداء الوظيفي المستوى الإداري المسؤول عن تقييم الأداء الوظيفي وإقراره واعتماده والتأكد من عمليات تقييم الأداء والتميز الوظيفي.
 ويتولى قسم تقييم الأداء الوظيفي المهام والاختصاصات الآتية:
1-المساهمة في وضع الخطة الاستراتيجية للجامعة وتقييم الأداء والتدريب والتطوير الوظيفي.
2-إدارة نظام التقييم والأداء الوظيفي والأداء المتميز لجميع الموظفين واقتراح تطوير وتحسين النظام.
3-تقييم الاداء الوظيفي وإقراره واعتماده والتأكد من أن عمليات تقييم الأداء والتميز الوظيفي تتم وفقًا لنظام إدارة الأداء المعتمد لجميع الموظفين.
4-المساهمة في وضع خطط تدريب وتطوير الموارد البشرية وربطها بنظام تقييم الاداء الوظيفي ومساره الوظيفي.
5-تحليل وتحديد الاحتياجات التدريبية الفردية والمؤسسية.