إدارة المعلومات و التوثيق الإعلامي

إدارة المعلومات والتوثيق الإعلامي

تضم إدارة التوثيق والمعلومات القسمين الآتيين:

1- قسم المعلومات.

2- قسم التوثيق الإعلامي.

قسم المعلومات: يعد قسم المعلومات المستوى الإداري المسؤول عن جمع، وتصنيف، وترتيب البيانات والمعلومات المختلفة.

المهام والاختصاصات:

 يتولى قسم المعلومات المهام والاختصاصات الآتية:

أ- استخراج، وتصنيف، وترتيب المعلومات الخاصة بالجامعة من المطبوعات ( الصحف، والمجلات، والدوريات ).

ب- إصدار نشرة إعلامية دورية لأنشطة الجامعة، وكلياتها ومراكزها، ومعاهدها المختلفة.

ج- تزويد صحيفة الجامعة بالمعلومات الضرورية، والأخبار المستجدة.

د- متابعة وجمع المعلومات الخاصة بالأنشطة العلمية، والبحثية للجامعات اليمنية، والعربية، والعالمية، ومراكز البحوث.

هـ- إعداد وتقديم الخطط والتقارير عن نشاط القسم وآفاق تطوره.

و- تنفيذ كل ما يصدر عن مدير الإدارة من تكليفات أو توجيهات أو مهام .

قسم التوثيق الإعلامي: يعد قسم التوثيق الإعلامي المستوى الإداري المسؤول عن حفظ الوثائق المختلفة، وتوثيق أنشطة الجامعة وفعاليتها في كافة الجوانب العلمية، والأكاديمية، والتربوية، والثقافية، وغيرها.

المهام والاختصاصات:

يتولى قسم التوثيق المهام والاختصاصات الآتية:

أ- طبع، ونسخ، وتصوير مختلف الوثائق ذات العلاقة بأنشطة الجامعة المختلفة.

ب- حفظ الوثائق المختلفة، وتصنيفها وفقاً لما هو معمول به من نظام محدد.

ج- توثيق أنشطة الجامعة فعالياتها الهامة في أشرطة الكاسيت والفيديو والفيتوغراف.

د- توثيق كل ما ينشر، أو يبث، أو يذاع عن الجامعة في وسائل الإعلام الرسمية، أو الأهلية داخل الجامعة وخارجها .

هـ- إعداد وتقديم الخطط والتقارير عن نشاط القسم وآفاق تطوره.

و- تنفيذ كل ما يصدر عن مدير الإدارة من تكليفات أو توجيهات .

* قسم السكرتارية والمتابعة : يتبع هذان القسمان المدير العام مباشرة ويلحقان بمكتبه .

قسم السكرتارية : يعد قسم السكرتارية القسم المسئول عن كل ما يتعلق بالإدارة والمدير مباشرة .

المهام والاختصاصات :

يتولى قسم السكرتارية المهام والاختصاصات الآتية :

أ-استلام جميع المراسلات والمعاملات الواردة إلى الإدارة وقيدها بالسجل الخاص بها ، وعرضها على المدير العام ، ليتخذ بشأنها ما يلزم من الإجراءات المناسبة وتحويلها إلى الإدارات والأقسام المعنية .

ب-إعداد وتجهيز كافة ما يصدر عن المدير العام من رسائل ومراسلات وإرسالها إلى المعني بأمرها مباشرة أو إرسالها عبر البريد إلى الجهات المعنية داخل الجامعة وخارجها .

ج-القيام بجميع أعمال الطباعة والنسخ التي تهم الإدارة العامة وتخص نشاطاتها المختلفة .

د-حفظ الملفات الخاصة بالمراسلات الواردة والصادرة من وإلى الإدارة .

هـ-كتابة ورصد وتوثيق محاضر لقاءات وكلمات رئاسة الجامعة وطباعتها وحفظها .

و-تقديم الخطط والتقارير الدورية عن نشاط القسم وآفاق تطوره .

ز-أية مهام واختصاصات أخرى تكلف بها من المدير العام .

قسم المتابعة : يعد قسم المتابعة ، القسم المسئول عن متابعة الشؤون المالية والإدارية وكذا متابعة إرسال الإعلانات الخاصة بفعاليات وأنشطة الجامعة المختلفة إلى كافة وسائل الإعلام .

المهام والاختصاصات :

يتولى قسم المتابعة المهام والاختصاصات الآتية :

أ-المتابعة الإعلامية لأنشطة رئاسة الجامعة ، وهيئاتها ، وكلياتها ، ومراكزها العلمية .

ب-المتابعة الإعلامية لأنشطة الجامعة العلمية ، والأكاديمية ، والتربوية ، وغيرها .

ج-المتابعة الإعلامية لأنشطة طلاب الجامعة في كافة المجالات العلمية ، والإبداعية والرياضية ، وغيرها .

د-متابعة الشؤون الإدارية والمالية للإدارة داخل الجامعة .

هـ-التنسيق مع الأجهزة الإعلامية لنشر أخبار وفعاليات الجامعة المختلفة .

و- متابعة استلام الصحف اليومية .

ز- متابعة نشر الإعلانات الخاصة بالجامعة في الصحف الرسمية والأهلية .

ح-إعداد وتقديم الخطط والتقارير عن نشاط القسم وآفاق تطوره .