إدارة المعلومات والوثائق

إدارة المعلومات والوثائق وأقسامها:

      1ـ قسم وحدة الكمبيوتر

      2ـ قسم السكرتارية .

      3ـ قسم التوثيق .

تحول إدارة السكرتارية أو المحفوظات ( الأرشيف العام ) بديوان الجامعة بجميع موظفيها وأقسامها  إلى الإدارة العامة للشوون الإدارية وتكون بمستوى إداري في اللائحة التنظيمية للإدارة العامة على إن  تسمى إدارة المعلومات والوثائق .

تتولى هذا الإدارة تنفيذ المهام والاختصاصات التالية :ـ

      1ـ حماية الوثائق المختلفة وحفظها في أماكن خاصة فيها .

      2ـ فتح سجلات مختلفة تدون فيها كافة الوثائق المستلمة والمرسلة وتصنيفها حسب أهميتها .

        وضع رموز مختلفة لتصنيف المعلومات لتسهيل استخراجها في حالة الطلب .

        تدوين الوثائق والمعلومات في بطاقات خاصة لمعرفة وجودها وتنظيمها ووضع  نظام لتداول هذه المعلومات وتوثيقها .

        الاحتفاظ بالفهارس الخاصة بالوثائق والجهات المستعملة لها في ديوان الجامعة .

      6ـ القيام بجرد الوثائق والمعلومات دوريا ومراقبة التعامل معها .

     7ـ استخدام صناديق ودواليب مختلفة لحفظ الوثائق ووضع العلامات المميزة لها وتوضيح نوع الوثيقة .

       وضع سجلات وقيود لتنظيم البريد الصادر والوارد وتسجيل البيانات الضرورية عنها .

     9ـ نقل الوثائق والمراسلات بوسائل مضمونة وفي ظروف مغلقة ووضع العلامة المميزة لها لمعرفة أهميتها ، مع ختم حوافي إغلاق الظروف .

    10ـ التخلص من المواد غير الضرورية والمنتهية مدتها بعد موافقة رئيس الجامعة والمدير العام ، بعد تدوينها في سجل خاص 

    11ـ ضمان تسهيل أعمال السكرتارية والطباعة ، ونسخ الرسائل أو التقارير وحفظها وتنظيم واستقبال وتداول المعاملات من والي الجامعة وتنظيم السجلات .

    12ـ العمل على تطوير أساليب ونظم التوثيق والحفظ ، والتداول للمعاملات والوثائق والمعلومات ، واقتراح الوسائل والمعدات الإلية الحديثة لتسهيل وتبسيط الإجراءات في المعاملات والحفظ والاسترجاع .

    13ـ أي مهام واختصاصات أخرى تكلف بها من قبل المدير العام .

           ينشى قسم وحدة الكمبيوتر في إدارة السكرتارية والمحفوظات (الأرشيف العام ) يقوم هذا القسم بالمهام والاختصاصات التالية .

    1ـ إنشاء شبكة متكاملة لجميع الإدارات العامة والوحدات الإدارية التابعة للجامعة تسمى شبكة معلومات الجامعة .

    2ـ إدارة شبكة المعلومات الجامعة ومنح إمكانية الدخول في الشبكة لبقية الإدارات العامة والوحدات الإدارية التابعة للجامعة حسب مهام كل إدارة  .

    3ـ توثيق البيانات وتبويبها واستخلاص البيانات الإحصائية منها .

    4ـ تقديم الخطط والتقارير الدورية عن نشاط القسم وأفاق تطورها .

    5ـ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة و المدير العام .




بالوثائق: مجلس جامعة عدن يناشد رئاسة الجمهورية والحكومة وقيادة التحالف العربي في عدن في إجتماعه الإستثنائي،،، مجلس جامعة عدن يقف أمام الإنتهاكات المتكررة لأراضي الحرم الجامعي ويدعو الرأي العام والمؤسسات الإعلامية إلى إدانة الباسطين وفضحهم ضمن خطة Erasmus + التابعة للاتحاد الأوروبي ،،،، كيفية الحصول على التمويل في 6 خطوات رئيس جامعة عدن يدشن عمل الحافلات المقدمة من البرنامج السعودي للتنمية وإعمار اليمن لكلية العلوم الإدارية برعاية فخامة رئيس الجمهورية،،، وزارة التعليم العالي تنظم اللقاء التشاوري الثالث لرؤساء الجامعات الحكومية والأهلية بمناسبة الذكرى ال(50) لتأسيس جامعة عدن،،، كلية الآداب تنظم ورشة علمية بعنوان (المعالم الأثرية والتأريخية لمدينة عدن.. الواقع والمأمول رئيس جامعة عدن يبحث مع وفد الاتحاد الاوروبي التعاون الأكاديمي بين جامعة عدن والجامعات الأوروبية رئيس جامعة عدن يفتتح مكتبة مهداة من أسرة الفقيد أحمد مكرد بمناسبة الذكرى الخمسين لتاسيس جامعة عدن ..كلية طب الأسنان تنظم حفل تخرج الدفعة ال (18) وأستقبال الدفعة الـ (23) مجلس كلية الإقتصاد والعلوم السياسية يعقد اجْتِمَاع استثنائي لمناقشة قضايا الدراسات العليا في دورته السابعة لشهري (نوفمبر - ديسمبر) ،،، مجلس جامعة عدن يناقش خطته للعام 2020م كلية اللغات والترجمة عدن تدشن إمتحانات الفصل الأول لبرامج الدراسات العليا كلية اللغات والترجمة تدشن الفصل الدراسي الثاني جامعة عدن تتسلم حافلتان لنقل الطلاب والطالبات مقدمة من البرنامج السعودي لتنمية وإعمار اليمن رئيس جامعة عدن يستقبل وفد البرنامج السعودي لتنمية وإعمار اليمن للإطلاع على سير العملية الإمتحانية،،، مدير عام الشؤون التعليمية بالجامعة يقوم بزيارة تفقدية إلى كلية العلوم كلية الصيدلة تناقش مشاريع التخرج للعام الجامعي 2018-2019 ضمن برنامج الزيارة للملكة العربية السعودية وبحضور رئيس مجلس الأمناء،،، رئيس جامعة عدن يزور جامعة الملك سعود ويبحث مجالات التعاون المشترك رئيس جامعة عدن يلتقي السفير آل جابر ويبحث العديد من مجالات التعاون المشترك بين الجامعة والبرنامج السعودي لتنمية وإعمار اليمن القائم بأعمال رئيس جامعة عدن يتفقد سير الإمتحانات الفصلية للعام الجامعي وأعمال الترميم في كلية الآداب في سلسلة لقاءات برئيس مجلس الأمناء،،، رئيس جامعة عدن يستعرض العديد من الإنجازات المنفذة خلال الفترة الماضية ورؤية المستقبل برئاسة عميد الكلية،، مجلس كلية الاقتصاد والعلوم السياسية يعقد اجتماعه الدوري لشهر ديسمبر مجلس كلية العلوم الاجتماعية والتطبيقية يصادق على إنشاء مجلة إلكترونية محكمة صبرًا آل حمزة صبراً آل السلامي بحضور قائد قوات التحالف العربي في عدن،،، المشاركون في ورشة عمل #اتفاق_الرياض_الأهمية_والدلالة يدعون إلى نبذ خطاب الكراهية والتطرف والمناطقية بدعم من مؤسسة السليماني للمقاولات ،،، رئيس جامعة عدن يفتتح مشروع البئر الإرتوازية بكلية الحقوق رئيس جامعة عدن يترأس الإجتماع الخاص بتطوير عمل مركز السنة التحضيرية كلية اللغات والترجمة تختتم ورشتها حول مخرجات التعليم وتصميم خطة المساق الدراسي رئيس جامعة عدن يترأس إجتماعاً لمناقشة التحضيرات والإستعدادات للإحتفال بالذكرى(50) لتأسيس الجامعة رئيس الوزراء يلتقي أعضاء مجلس جامعة عدن ويؤكد عزم الحكومة زيادة حصة الجامعة في موازنة العام المُقبل كلية العلوم تقيم ورشة عمل حول العلوم الجنائية وتطبيقاتها العلمية كلية اللغات والترجمة تعقد ورشة عمل حول مخرجات التعليم وتصميم خطة المساق الدراسي بحضور وزير التعليم العالي ووكيل أول وزارة الصناعة والتجارة،،، رئيس جامعة عدن يكرم الطلاب المرشحين للفوز بجائزة الهولت برايز العالمية برعاية رئيس جامعة عدن،،، تُقيم كلية اللغات والترجمة يوم غدٍ ورشة عمل حول صياغة مخرجات التعلُّم وتصميم خطة المساقات الدراسية رئيس جامعة عدن يبعث برقية عزاء ومواساة إلى رئيس هيئة الأركان العامة في وفاة والدته صبرًا آل بارحمة بعد إستكمال تجهيز مختبر المهارات،،، كلية التمريض تدشن الإمتحانات العملية للفصل الدراسي الأول للعام الجامعي ٢٠١٩-٢٠٢٠م أطلعا على الخطوات الأولى لإنشاء مشروع الإذاعة التعليمية التثقيفية ،،، وزير التعليم العالي ورئيس جامعة عدن يزوران كلية الآداب مجلس جامعة عدن يعقد دورته السادسة بحضور وزير التعليم العالي والبحث العلمي لمناقشة عدد من القضايا الأكاديمية